Tutorial ~ Penggunaan Formula dalam Excel !!!!

August 1, 2010

Sambungan dari tutorial yang terakhir aku tentang penggunaan Excel, kali ini aku nak tunjukkan bagaimana nak menggunakan formula dalam menguruskan data.. Penggunaan formula ini juga dapat sedikit sebanyak memudahkan kerja kerana antaranya kita tidak perlu melakukan kerja dua kali dengan memasukkan data berulang-ulang..

Disamping itu juga, kita tak perlulah lagi menggunakan calculator untuk membuat pengiraan, kerana semuanya telah di”set”kan dengan formula…. Dan kita juga boleh membuatkan sesuatu cell itu mengisi data yang berubah mengikut keadaan yang kita mahu….malah kita juga boleh linkkan data dari satu sheet ke satu sheet yang lain …..

Mungkin kaedah ini nampak macam remeh saja bagi sesetengah orang yang mahir menggunakan Database atau apa-apa program yang sewaktu dengannya, kerana mereka boleh membuat sesuatu yang lebih canggih…. Tapi bagi aku yang memang tak pernah mengikuti sebarang kursus komputer (belajar sendiri jer!!!), maka aku praktikkan apa yang aku tahu saja.. dan seperti McGyver, aku gunakan ilmu yang sedikit itu untuk memudahkan kerja aku…

Berbalik kepada tutorial kali ini…. Katakanlah aku seorang guru mengajar darjah 2 Dahlia dan ingin membuat worksheet untuk menyimpan maklumat tentang keputusan ujian bulanan sepanjang musim persekolahan… Apa yang aku perlu lakukan adalah membuat satu worksheet dan dilengkapkan maklumat tetap seperti yang terdapat dalam kotak merah…. Manakala maklumat dalam kotak biru adalah berubah-ubah mengikut keputusan bulanan… dan kotak hijau pula adalah dimana tersimpannya fomula….  

contoh : data hanya rekaan dari aku...

Setiap bulan aku cuma perlu tukarkan maklumat di bahagian markah (kotak biru) sahaja…maklumat lain akan terhasil dengan sendirinya mengikut formula yang telah di”set” dipermulaan worksheet ini dibuat..

Jadi..mari kita lihat bagaimana worksheet itu dibina…..

1. buat satu worksheet seperti ini 

buat format begini..

Buat permulaan, lengkapkan bahagian nama sahaja

2. di cell Markah Keseluruhan masukkan formula seperti di bawah  

formula sum()

 =sum(C6:G6)    

bermaksud … jumlahkan data dari cell C6 hingga G6  iaitu jumlah markah dari BM ke Agama/Pend Moral…

 3. di cell peratus (%) masukkan formula ini 

untuk mendapatkan peratus

=+H6/500

bermaksud … jumlah markah dibahagi dengan markah penuh keseluruhan

perlu dipastikan supaya di”format”kan cell itu dengan nilai %

4. di cell Gred Keseluruhan masukkan formula ini  

 

 

yg nie rumit sikit, sila perhatikan betul-betul

=if(I6>0.7,”A”,if(I6>0.6,”B”,if(I6>0.5,”C”,if(I6>0.4,”D”,if(I6>0,”E”,””)))))

bermaksud… kita memberi arahan pada cell itu supaya meletakkan samada gred A,B,C,D atau E mengikut keadaan data di cell I6… gred-gred ini sebenarnya terpulang mengikut citarasa kita..mungkin kita lebih suka gred A diberi kepada markah di atas 80, maka kita perlulah tukarkan 0.7 kepada 0.8..begitulah seterusnya …

Maka siaplah worksheet KEPUTUSAN UJIAN BAGI MURID-MURID DARJAH 2 DAHLIA

Seterusnya : untuk linkkan keputusan kepada worksheet individu bagi setiap murid…(data di’link”kan dari satu sheet ke satu sheet yang lain)…ikuti langkah berikut …

data dalam kotak merah itu datangnya dari worksheet yang dibuat dipermulaan tutorial tadi… bermakna kita tidak perlu memasukkan data sekali lagi kerana data ini adalah serupa.

5. di cell bertanda 1, masukkan formula ini 

untuk mengambil data dari worksheet Keputusan Ujian

cuma sekadar begini …  

tekan = diikuti + dan click mouse pada sheet2 dan click pula pada cell yang terdapat data yang dikehendaki..dalam kes ini C7 …. maka, akan terhasil

=+sheet2!C7

langkah 5 ini adalah untuk linkkan data dari satu sheet ke satu sheet yang lain..

 6. di cell bertanda 2, masukkan formula ini

 

=if(B12>70,”A”,if(B12>60,”B”,if(B12>50,”C”,if(B12>40,”D”,if(B12>0,”E”,””)))))

bermaksud… kita memberi arahan pada cell itu supaya meletakkan samada gred A,B,C,D atau E mengikut keadaan data di cell B12…

7. di cell bertanda 3, sila masukkan formula ini

 

 di cell ini pula..kita mahu ia memaparkan nota samada Cemerlang, Kepujian, Baik, Lulus atau pun Gagal mengikut keputusan di cel B12 tadi..

=if(C12=”A”,”CEMERLANG”,IF(C12=”B”,”KEPUJIAN”,IF(C12=”C”,”BAIK”,IF(C12=”D”,”LULUS”,IF(C12=”E”,”GAGAL”,””)))))

8. di cell bertanda 4, sila masukkan formula ini 

=SUM(B12:B16)

membuat penambahan dari cell B12 ke B16

9. di cell bertanda 5, sila masukkan formula ini

=+B18/500

bermaksud … jumlah markah dibahagi dengan markah penuh keseluruhan

perlu dipastikan supaya di”format”kan cell itu dengan nilai %

Begitulah serba sedikit ilmu yang aku ada yang dapat aku curahkan buat rujukan pada yang berminat…. Semoga boleh dipraktikkan …InsyaAllah !!!

p/s : bagi semua gambar di atas…sila click pada gambar untuk membesarkan gambar supaya dapat melihat dengan lebih jelas !!!!

Written by bujang3 Posted in Cerita Aku, Komputer dan IT, Lain-lain, Tutorial Dan Tips Tagged with cell, excel, formula, guna excel dengan formula, sheet, worksheet