Tutorial ~ Penggunaan Formula dalam Excel !!!!

Sambungan dari tutorial yang terakhir aku tentang penggunaan Excel, kali ini aku nak tunjukkan bagaimana nak menggunakan formula dalam menguruskan data.. Penggunaan formula ini juga dapat sedikit sebanyak memudahkan kerja kerana antaranya kita tidak perlu melakukan kerja dua kali dengan memasukkan data berulang-ulang..

Disamping itu juga, kita tak perlulah lagi menggunakan calculator untuk membuat pengiraan, kerana semuanya telah di”set”kan dengan formula…. Dan kita juga boleh membuatkan sesuatu cell itu mengisi data yang berubah mengikut keadaan yang kita mahu….malah kita juga boleh linkkan data dari satu sheet ke satu sheet yang lain …..

Mungkin kaedah ini nampak macam remeh saja bagi sesetengah orang yang mahir menggunakan Database atau apa-apa program yang sewaktu dengannya, kerana mereka boleh membuat sesuatu yang lebih canggih…. Tapi bagi aku yang memang tak pernah mengikuti sebarang kursus komputer (belajar sendiri jer!!!), maka aku praktikkan apa yang aku tahu saja.. dan seperti McGyver, aku gunakan ilmu yang sedikit itu untuk memudahkan kerja aku…

Berbalik kepada tutorial kali ini…. Katakanlah aku seorang guru mengajar darjah 2 Dahlia dan ingin membuat worksheet untuk menyimpan maklumat tentang keputusan ujian bulanan sepanjang musim persekolahan… Apa yang aku perlu lakukan adalah membuat satu worksheet dan dilengkapkan maklumat tetap seperti yang terdapat dalam kotak merah…. Manakala maklumat dalam kotak biru adalah berubah-ubah mengikut keputusan bulanan… dan kotak hijau pula adalah dimana tersimpannya fomula….  

contoh : data hanya rekaan dari aku...

Setiap bulan aku cuma perlu tukarkan maklumat di bahagian markah (kotak biru) sahaja…maklumat lain akan terhasil dengan sendirinya mengikut formula yang telah di”set” dipermulaan worksheet ini dibuat..

Jadi..mari kita lihat bagaimana worksheet itu dibina…..

1. buat satu worksheet seperti ini 

buat format begini..

Buat permulaan, lengkapkan bahagian nama sahaja

2. di cell Markah Keseluruhan masukkan formula seperti di bawah  

formula sum()

 =sum(C6:G6)    

bermaksud … jumlahkan data dari cell C6 hingga G6  iaitu jumlah markah dari BM ke Agama/Pend Moral…

 3. di cell peratus (%) masukkan formula ini 

untuk mendapatkan peratus

=+H6/500

bermaksud … jumlah markah dibahagi dengan markah penuh keseluruhan

perlu dipastikan supaya di”format”kan cell itu dengan nilai %

4. di cell Gred Keseluruhan masukkan formula ini  

 
 

yg nie rumit sikit, sila perhatikan betul-betul

=if(I6>0.7,”A”,if(I6>0.6,”B”,if(I6>0.5,”C”,if(I6>0.4,”D”,if(I6>0,”E”,””)))))

bermaksud… kita memberi arahan pada cell itu supaya meletakkan samada gred A,B,C,D atau E mengikut keadaan data di cell I6… gred-gred ini sebenarnya terpulang mengikut citarasa kita..mungkin kita lebih suka gred A diberi kepada markah di atas 80, maka kita perlulah tukarkan 0.7 kepada 0.8..begitulah seterusnya …

Maka siaplah worksheet KEPUTUSAN UJIAN BAGI MURID-MURID DARJAH 2 DAHLIA

Seterusnya : untuk linkkan keputusan kepada worksheet individu bagi setiap murid…(data di’link”kan dari satu sheet ke satu sheet yang lain)…ikuti langkah berikut …

data dalam kotak merah itu datangnya dari worksheet yang dibuat dipermulaan tutorial tadi… bermakna kita tidak perlu memasukkan data sekali lagi kerana data ini adalah serupa.

5. di cell bertanda 1, masukkan formula ini 

untuk mengambil data dari worksheet Keputusan Ujian

cuma sekadar begini …  

tekan = diikuti + dan click mouse pada sheet2 dan click pula pada cell yang terdapat data yang dikehendaki..dalam kes ini C7 …. maka, akan terhasil

=+sheet2!C7

langkah 5 ini adalah untuk linkkan data dari satu sheet ke satu sheet yang lain..

 6. di cell bertanda 2, masukkan formula ini

 

=if(B12>70,”A”,if(B12>60,”B”,if(B12>50,”C”,if(B12>40,”D”,if(B12>0,”E”,””)))))

bermaksud… kita memberi arahan pada cell itu supaya meletakkan samada gred A,B,C,D atau E mengikut keadaan data di cell B12…

7. di cell bertanda 3, sila masukkan formula ini

 

 di cell ini pula..kita mahu ia memaparkan nota samada Cemerlang, Kepujian, Baik, Lulus atau pun Gagal mengikut keputusan di cel B12 tadi..

=if(C12=”A”,”CEMERLANG”,IF(C12=”B”,”KEPUJIAN”,IF(C12=”C”,”BAIK”,IF(C12=”D”,”LULUS”,IF(C12=”E”,”GAGAL”,””)))))

8. di cell bertanda 4, sila masukkan formula ini 

=SUM(B12:B16)

membuat penambahan dari cell B12 ke B16

9. di cell bertanda 5, sila masukkan formula ini

=+B18/500

bermaksud … jumlah markah dibahagi dengan markah penuh keseluruhan

perlu dipastikan supaya di”format”kan cell itu dengan nilai %

Begitulah serba sedikit ilmu yang aku ada yang dapat aku curahkan buat rujukan pada yang berminat…. Semoga boleh dipraktikkan …InsyaAllah !!!

p/s : bagi semua gambar di atas…sila click pada gambar untuk membesarkan gambar supaya dapat melihat dengan lebih jelas !!!!

53 comments

    • bujang3

      ye betul… yang penting faham…kalau dah faham..macam-macam boleh buat… termasuk la guna untuk buat bajet bulanan… yang aku tau ..member aku (Mentol Bulat) dah buat worksheet bajet nie sejak 5 tahun yang lepas… aku ??? Malas !!!!

  1. mancai

    bab ni memang blur sikit kalau aku tapi info ni memang menarik… nak ikut step by step… lama dah tak buat.. ingat pun ntah le sikit2 je kot.. terima kasih banyak2

    • bujang3

      boleh ler refresh memory tu balik… aku masih menggunakannya kat ofis..pasal tu ingat lagiiii !!! anyway !!! thanx keran sudi melawat blog nie !!!

  2. teruna

    asalamualaikum.

    sape boleh bantu saya..biasanya kita gunakan excel untuk buat pengiraan nombor kan.tetapi saya nak guna excel ni untuk buat pengiraanjumlah warna yang berbeza dalam cell jadual saya tetapi saya tidak tahu macam mana nak buat formula tu.contohnya: dalam jadual saya tu ada 5 warna merah,5 warna biru,5 warna putih dalam setiap cell jadual.Sapa tahu mcm mana nak buat pengiraan warna jumlah yang ada dalam jadual itu mengikut jumlah warna yang berbeza .ini emel : terunaclick_21@yahoo.com.my

    • bujang3

      Wa’alaikummussalam…

      Dalam kes ko nie, kalau nak gunakan warna sebenar, memang aku tak tahu camna nak wat formula tuh… aku pun bukannya mahir sangat dalam hal berkaitan formula yang rumit-rumit….

      tapi kalau ko gantikan warna sebenar kepada huruf yang melambangkan warna, seperti ko gantikan warna merah dengan huruf “m”, huruf “b” untuk biru dan sebagainya, mungkin boleh diusahakan dengan pengetahuan aku yang cetek nie….

      Boleh gunakan =countif(range,”=m”,range)… sebagai contoh la….

      Apa pun… kalau menepati kehendak ko tu, mungkin detailnya aku ceritakan kemudian… ok…

      • teruna

        Mcm mane nak buat.. Aku x faham. Sebenarnya warna merah tu utk tutup. Biru utk buka. Jadi dalam excel aku kena kira berapa warna merah n biru. guna format. Jadi setiap kali aku masukan warna dia automTik kira. 01117655138.

    • bujang3

      Oooo… Mana-mana cell dari diff sheet yang nak dilinkkan datanya cuma guna tanda ” + ” jer, pastu terus gi ke cell yang nak dilinkkan tu… Harap membantu…

  3. roshidah

    =if(B12>70,”A”,if(B12>60,”B”,if(B12>50,”C”,if(B12>40,”D”,if(B12>0,”E”,””))))) bujang !! cell B12 tu adalah formula kn … tp nape akak wat xleh ek …dulu dh biasa sgt wat keje keyin data guna formula excel ni …tp dh lama t’gal …sume lupa dh …

    • bujang3

      B12 telah diformulakan untuk extract data dari sheet utama (dalam contoh nie ler)..
      Cuma, yg perlu kita faham, B12 tu sebenarnya adalah satu nilai yang sepatutnya kita beri untuk formula yang panjang tadi memberikan keputusan mutakhir nanti..

  4. roshidah

    akak dh dpt …tp akak kena tukar koma kpd koma bertindih …pc lbtop x = ke koman nye ….akak nk tanye cm na nk bg huruf E tu kuar wrna merah …

    • bujang3

      Rasanya command nyer sama jer pc ngan lptp.. Apa pun, syabas kerana berjaya… Pasal ubah kaler tu, saya pun tak pasti la kak.. Mungkin kena belajar advance lagi tu

  5. wahida

    terima kasih atas perkongsian..sangat berguna untuk kegunaan guru-guru baru..macamane plak kalau kita nak susun kedudukan murid di dalam kelas berdasarkan markah yang telah diperoleh ye?

  6. alin

    MARYA, FORMULA UTK KIRA JUMLAH GRED DALAM SATU SUBJEK DI SEBUAH KELAS… =COUNTIF(D9:D41,”A”)
    tapi perlu ada data seperti di bawah:
    PRAKASH 82 A
    SARAVANAN 52 C
    SITI HAJAR 46 D
    SIVA SAKTI 36 E
    SURENDRAN 50 C
    VICKNES TH #NA
    kat bawah ni type la formula seperti kat atas tu pada cell yg kita nak letak…
    Gred ABCDE dan TH buat sesiap dlm 1 column, n formula ni dlm column sebelah. pastu ‘enter’ akan keluar bilangan yg dpt gred A dan seterusnya..
    A =COUNTIF(D9:D41,”A”)
    B =COUNTIF(D9:D41,”B”)
    dan seterusnyalah…

  7. Nieza

    Mcmana nak buat data ponteng sekolah murid. Nama murid, jumlah ponteng mengikut bulan, jumlah dan peratus dan nak masukkan graf. Guna microsoft excel.

  8. Azlan Shah

    Saya ada satu soalan? Macam mana nak jadikan dalam bentuk data sheet bagi kumpula data ini. Contohnya kutipan data diberikan adalah jumlah kutipan 0 akan diberikan 1 markah, Jumlah kutipan 1 akan diberikan 2 markah dan seterusnya 2 kutipan dapat 3 markah and so on. Sekiranya A1=3, A2=5, apabila A2-A1=2, maka 2 kutipan akan mendapat 3 markah. macam mana mahu menjadikan maklumat ini dalam bentuk data dalam Excel? tolong bantu saya.. Sekiranya ada yang boleh membantu saya dalam perkara ini, boleh terus hubungi saya di alamat emel azlan13610@gmail.com

    • bujang3

      katakan A1 adalah untuk data 1,
      A2 adalah untuk data 2,
      A3 jawapan iaitu A2-A1 contoh ; 5-3=2
      A4 markah => adalah 3
      maka dalam cell A4 masukkan formula if

      =if(A3>-1;a3+1;0)

      cuba dulu dan beri respon.. terima kasih

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s